Organisatie van Tennisclub Zwaanshoek

 
De rechtsvorm van Tennisclub Zwaanshoek is een vereniging. In de Statuten zijn de rechten en plichten vastgelegd van de leden en tevens regels ten aanzien van het lidmaatschap, het bestuur, het stemmen en het nemen van besluiten. Ook is er een Huishoudelijk Reglement wat is vastgesteld door de leden in de jaarlijkse Algemene Vergadering. Dit reglement voorziet in regels en afspraken welke niet in de statuten zijn vastgelegd en waarvan de leden vinden dat zij wel vastgelegd dienen te zijn.

Wat belangrijk is om te weten, dat het recht van tennisspelen ontstaat door het lidmaatschap. Een lid betaalt dus niet om op de baan te mogen maar het lidmaatschap is maatgevend. Dit geeft een lid de verplichting om te voldoen aan de eisen die de vereniging stelt. De vereniging bestaat dankzij haar leden en vraagt daarmee ook inspanningen van haar leden zoals het doen van vrijwilligerswerk. De rechtsvorm 'vereniging' stelt dat de leden het besturen en het organiseren op zich nemen zonder een commercieel karakter. Het grote voordeel hiervan is dat de leden het beleid vaststellen en dat de kosten laag gehouden kunnen worden.
 
Statuten, Huishoudelijk Reglement en Privacybeleid
Leden van Tennisclub Zwaanshoek kunnen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement downloaden door in te loggen via Mijn Club. De betreffende pdf-documenten vind je via het menu Vereniging -> Downloads.
 
Het privacybeleid kan iedere bezoeker downloaden:
privacybeleid-tczwaanshoek.pdf
 
Het bestuur
Het bestuur bestaat uit vijf leden die in de ALV worden gekozen. Onderling worden de verschillende functies verdeeld met uitzondering van de voorzitter, deze wordt door de ALV benoemd. De andere vier leden vervullen de functies van secretaris, penningmeester, technische zaken en projecten. De voornaamste taak van het bestuur zijn het voeren van een algemeen beleid wat bij Tennisclub Zwaanshoek is vastgelegd in het beleidsplan. Ook het voeren van een degelijk financieel beleid is een belangrijke taak, evenals het scheppen van voorwaarden om de verschillende commissies hun taken te kunnen laten uitvoeren. Het bestuur streeft naar maximale delegatie naar de commissies met daarbij het beschikbaar stellen van budgetten en zo min mogelijk bemoeienis over inhoudelijke onderwerpen binnen de commissies. Besluiten worden zoveel mogelijk op basis van consensus genomen en daar waar dat niet mogelijk blijkt beslist het bestuur. Uiteraard blijft het mogelijk om direct een bestuurslid aan te spreken met vragen of opmerkingen. De externe contacten met derden zoals de KNLTB, gemeente en andere tennisclubs worden door het bestuur gevoerd maar kunnen ook gedelegeerd worden aan anderen.
 
De commissies

Technische Commissie (TC)
De Technische Commissie is samengesteld uit 3 onderliggende commissies die hierna verder worden benoemd. Er is een onafhankelijke voorzitter die de verschillende activiteiten op elkaar afstemt en de gezamenlijke vergaderingen organiseert. De trainer is nauw betrokken bij de tennisclub en neemt regelmatig deel aan de vergaderingen. De TC houdt zich bezig met activiteiten voor de seniorleden.
 
Wedstrijdcommissie (WC)
De Wedstrijdcommissie regelt alles voor de competitieteams. De samenstelling van de competitieteams vindt jaarlijks aan het begin van het seizoen. Ook wordt er advies gegeven inzake de speelsterkte van individuele spelers. Er is direct contact met het district Haarlem van de KNLTB over competities en toernooien.
 
Recreatiecommissie (RC)
De clubtoernooien worden georganiseerd door de Recreatiecommissie. Dat zijn er heel wat in één seizoen. Vaak met een lekkere lunch of maaltijd en verrassende prijsjes. Wekelijks regelen zij de donderdagavond-toss waar iedereen aan kan deelnemen.
 
Toernooicommissie (TC)
De Toernooicommissie organiseert ieder jaar de clubkampioenschappen en de jaarlijkse open toernooien. De week van de clubkampioenschappen is heel gezellig, verrassend en feestelijk. De jaarlijkse open toernooien van Tennisclub Zwaanshoek zijn de Spring Doubles Open en het Zwaanshoek Open. Alle leden van de KNLTB kunnen zich hiervoor inschrijven en ze komen dan ook van heinde en verre. Met gezellige activiteiten, gulle sponsors en leuke prijzen zijn dit topevenementen in de regio.
 
Jeugdcommissie (JC)
De Jeugdcommissie regelt alles voor de juniorleden van Tennisclub Zwaanshoek. Jaarlijks wordt een open jeugdtoernooi gehouden op het tennispark, waarin de juniorleden van de KNLTB uit de wijde omgeving het tegen elkaar opnemen. Een week met veel verrassende tennispartijen, tussendoor andere spelletjes en natuurlijk aangepaste happen zoals pannenkoeken en veel ijsjes. Verder organiseert de Jeugdcommissie de clubkampioenschappen voor junioren, het populaire Ouder Kind toernooi, Kikker in je Bil toernooi en het griezelige Halloween. Last-but-not least is de JC verantwoordelijk voor de indeling van de competitieteams en het samenstellen van de lesgroepen.
 
Bar- en clubhuiscommissie
Dit is een belangrijke commissie, want de inwendige mens wil ook iets en bij Tennisclub Zwaanshoek is feesten een belangrijke activiteit. Een heerlijke kop cappuccino, tosti's en goudbruine frites: het kan allemaal in het gezellig ingerichte clubhuis. De commissie houdt de voorraad bij, bepaalt het assortiment en stelt de (prettig lage) prijzen vast. Daarnaast wordt het wekelijks onderhoud door een schoonmaakbedrijf gecoördineerd.
Een flinke klus is het indelen van alle seniorleden voor de verplichte bardienst. Zoveel mensen, zoveel wensen en daarmee wordt rekening gehouden. Iedereen wordt gevraagd op te geven wanneer en op welk dagdeel de bardienst zijn of haar voorkeur heeft. Ruilen kan altijd nog maar daar moet het betreffende lid wel zelf voor zorgen.
 
Onderhoudscommissie (OC)
De vrijwilligers van de Onderhoudscommissie doen het reguliere onderhoud op het tennispark van Tennisclub Zwaanshoek. Een keer per jaar wordt een grote onderhoudsbeurt gedaan door de firma Huisman. Zo liggen de tennisbanen er optimaal bij. Daarnaast verricht de OC veel werk tijdens toernooien. De voorzitter heeft direct contact met het onderhoudsbedrijf en andere leveranciers. Ook de groenvoorziening, hekken, paden, terrassen en oefenkooien worden nagelopen. Daar waar het kan worden de werkzaamheden door de vrijwilligers zelf uitgevoerd. Soms wordt een bedrijf ingeschakeld om de klus te klaren.
 
Sponsorcommissie (SC)
De Sponsorcommissie zorgt voor het binnenhalen van extra financiën voor het clubblad en de verschillende toernooien. Zo haalt de SC adverteerders voor het clubblad binnen en sponsors voor de verschillende toernooien. Meestal zijn dit contracten voor meerdere jaren. Netwerken en relaties zijn van levensbelang voor deze commissie.
 
Redactiecommissie
De Redactiecommissie verzorgt de inhoud en productie van het clubblad dat een keer in de 3 jaar wordt uitgegeven. Veel foto’s en beeldmateriaal wordt door de commissieleden zelf gemaakt.
 
Websitecommissie
De Websitecommissie verzorgt de vormgeving en inhoud van de website en KNLTB ClubApp. De informatie is zoveel mogelijk up-to-date. Zo vind je hier het laatste clubnieuws, algemene informatie over de tennisvereniging en uitslagen van een toernooi. Verder staan hier de aankondigingen van de verschillende toernooien en evenementen. Bovendien kan je een lidmaatschap aanvragen, je persoonlijke gegevens wijzigen, een baan reserveren  op het tennispark en nog veel meer.